Reducere!

EMS Registru vizitatori in siguranta – Aplicatie pentru digitalizare Registrul pentru evidenta accesului vizitatorilor conform GDPR, normelor de Distantare sociala si prevederilor Legii 333-2003

7.500 lei 6.500 lei

EMS Registru vizitatori in siguranta – este o aplicatie dezvoltata pe o platforma web utilizand tehnologii de programare de ultima generatie asigurand Registrul pentru evidenta accesului vizitatorilor in spatiile unitatilor, oferind utilizatorilor o experienta placuta si prietenoasa, respectand cadrul legislativ in vigoare, Legea 333/2003, legislatia privind protectia datelor personale – GDPR, cat si noile reguli de distantare sociala privind limitarea contactului pentru evitarea raspandirii bolilor infecto-contagioase si protectie impotriva contaminarii cu noul virus Covid 19.

Descriere

EMS Registru vizitatori in siguranta – este o aplicatie dezvoltata pe o platforma web utilizand tehnologii de programare de ultima generatie asigurand Registrul obligatoriu pentru evidenta accesului vizitatorilor in spatiile unitatiloroferind oferind utilizatorilor o experienta placuta si prietenoasa, respectand cadrul legislativ in vigoare, Legea 333/2003, legislatia privind protectia datelor personale – GDPR, cat si noile reguli de distantare sociala privind limitarea contactului pentru evitarea raspandirii bolilor infecto-contagioase si protectie impotriva contaminarii cu noul virus Covid 19.

 

EMS Registru vizitatori in siguranta reprezinta o solutie fiabila si moderna de digitalizare pentru Registrul de evidenta a vizitatorilor dedicata institutiilor publice si companiilor gestiunea angajatilor si vizitatorilor din unitatile lor.

Pentru a-si indeplini atributiile de serviciu, personalul de paza este OBLIGAT sa foloseasca anumite registre, conform Normelor Metodologice din 11 aprilie 2012 de aplicare a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor aprobate prin H.G. nr. 301/2012. Printre acestea se numara inclusiv acest Registrul de evidenta a accesului persoanelor.

Modelul oficial al registrului respectiv este anexat la actul normativ precizat, iar in acest registru trebuie sa contina date personale precum: prenumele, numele, seria, numarul actului de identitate, semnatura persoanei. Totodata, este necesar sa fie documentata destinatia, ora sosirii, ora plecarii si eventuale observatii.

Prin urmare vorbim de o prelucrare de date cu caracter personal  avand temeiul al prelucrarii temeiul legal, aceasta fiind realizata ca urmare a unei obligatii legislative. Daca organizatia considera necesar, prin intermediul personalului de paza poate solicia documentare unor date personale suplimentare care depasesc prevederile legislative, caz in care organizatia trbuie sa notifice persoana vizata si in functie de temeiul de procesare ales sa solicite sau nu consimtamantul acesteia. In acest caz, majoritatea operatorilor opteaza pentru baza de procesare interes legitim.

Operatorii care necesita inregistrarea CNP-ului in acest registru de evidenta al accesului, trebuie sa i-a la cunostinta prevederile Art. 4 din Legea nr. 190/2018 care reglementeaza prelucrarea unui numar de identificare national. Astfel, operatorii pot opta pentru masuri mai putin invazive, colectand date mai putin sensibile care, prin cooperarea cu autoritatile, sa poata identifica persoana vizata, precum seria si numarul actului de identitate.

Astfel, aplicatia EMS Registru vizitatori in siguranta este solutia ideala digitalizata pentru institutii publice, organiatii, intreprideri, fabrici, corporatii, asociatii, hub-uri, banci, spitale, universitati, hoteluri, pensini si birouri cu mai multi chiriasi, pentru a asigura vizitatorilor o experienta placuta si totodata sa le protejeze datele colectate, respectand prevederile privind limitarea contactului pentru evitarea raspandirii bolilor infecto-contagioase si a virusilor.

Experienta placuta
Eliminati vechile registre de hartie si oferiti vizitatorilor posibilitatea de a evita contactul si a utiliza o modalitate moderna de evidenta, intr-un mod rapid si prietenos, lasand o impresie foarte buna buna si oferind o primire digitalizata, ireprosabila.

Preinregistrare
Pentru reducerea timpului de inregistrare in registru, aplicatia permite pre-inregistrarea angatilor permanenti si atribuirea lor unor departamente (sau companii gazduite), iar identificarea acestora sa fie realizata in functie de nume, cod intern sau  numar de legitimatie. Exista implementate posibilitati de import-export si actualizare de date in bloc.

Reducerea contactului
Pentru a reduce contactul si pentru a a economisi timpul înregistrării, persoana de la recepție va completa datele furnizate de vizitator in sistem, iar pe o tabletă amplasată în zona acestuia vor fi afișate datele introduse pentru validare. Validarea datelor înscrise se va realiza prin semnarea de către vizitator într-o casetă dedicată.

Statistici si rapoarte
EMS Registru vizitatori in siguranta permite organizatiei sa urmareasca in timp real, dar si retroactiv numarul de vizite din punctele de acces, sa obtina o imagine de ansamblu asupra traficului zilnic pentru a imbunatati fluxurile interne de securitate, curatenie, etc., sa tipareasca lista cu personal din cladire pentru situatiile de urgenta,

Conform cu GDPR
EMS Registru vizitatori in siguranta este in conformitate cu prevederile GDPR respectand princiile de prelucrare date precum Privacy by design si Privacy by default, oferind o protectie pentru datele inregistrate in platforma, restrictionand persoanele care au acces efectiv la aceste date, elimandu-le dupa perioada de retentie, eliminand riscuri critice precum accesul sau expunera neautorizata a acestor date.

 

Cum functioneaza EMS Registru vizitatori in siguranta

  • Atunci cand o persoana intra in sediul organizatiei, reptionerul responsabil cu evidenta vizitatorilor ii va solicita acestuia sa se identifice;
  • Vizitatorul va prezenta un act de identitate, iar angajatul va prezenta IDul intern;
  • Receptionerul va introduce datele in sistem;
  • Sistemul genereaza un cod care se comunica verbal vizitatorului;
  • Vizitatorul scaneaza codul QR sau acceseaza Link-ul aplicatiei aferent portii de acces;
  • Vizitatorul introduce CODUL in echipamentul propriu sau al companiei;
  • Vizitatorul valideaza datele si semneaza olografic pe echipament;
  • Sistemul preia inregistrarea;
  • Daca exsita instalata o imprimanta de etichete termica, receptionerul va putea tipari o eticheta pentru vizitator;

In cazul angajatilor permanenti, acestia sunt inregistrati in sistem pentru identificare lor imediata.

Facilitatile aplicatiei EMS Registru vizitatori in siguranta

Branding – permite afisarea logoului companiei pe ecrane, impreuna cu ajustarea culorilor, fonturilor in conformitate cu brandul dvs.

Liste de evacuare – Listele de vizitatotri si angajati reflecta in timp real persoanele care se afla in cladire, liste solicitate de personalul IGSU si/sau MAI in caz de urgenta.

Securitate si confidentialitate – EMS Registru vizitatori in siguranta este construita in conformitate cu principiile si prevederile impuse de GDPR. Informatiile sunt stocate in mod baze de date cu acces protejat si limitat, accesul la date din aplicatie este restrictionat, traficul datelor se efectueaza doar prin conexiuni securizate prin criptare, datele temporare sunt sterse zilnic, datele expirate sunt elimitate definitiv la data expirarii de retentie.

Statistici si rapoarte  – EMS Registru vizitatori in siguranta va asigura o imagine de ansamblu asupra informatiilor despre vizitatori, inclusiv numarul de angajati permanenti, rapoartele fiind generate in functie de data, interval orar, punct de acces, punct de lucru, etc.

Pre-inregistrarea si actualizarea angajatilor – Aplicatia permite importul si actualizarea angajatilor unul cate unul sau in bloc cu ajutorul interfeței aplicatiei.

Campuri personalizate – Aplicatia permite personalizarea campurilor din formular pentru a acoperi necesitatile organizatiei.

Hardware – Echipamentele hardware-ul necesare pentru aceasta aplicatie nu sunt predefinite si poate fi utilizat serverul pe care organizatia are gazduit siteul web.

Etichete vizitatori – Sistemul permite instalarea de imprimante de etichete termice pentru imprimarea de bonuri/etichete pentru vizitatori.

Interfetele aplicatiei EMS Registru vizitatori in siguranta

 

Aplicatia EMS Vizitatori in siguranta – Registrul pentru evidenta accesului vizitatorilor in spatiile unitatilor, permite vizitatorilor validarea datelor in doua moduri:

  • introducerea unui cod furnizat de receptioner/portar pe un echipament pus la dispozitia vizitatorilor, ulterior acestia validand datele furnizate prin semnatura olografica inscrisa pe ecran; sau
  • scanarea unui cod QR pe terminalul mobil propriu si utilizarea unui cod furnizat de receptioner/porta, pentru incarcarea unei pagini, validarea datelor sale si aplicarea semnaturii vizitatorului.

Panoul de administrare permite:

  • gestionarea punctelor de lucru;
  • gestionarea punctelor de acce per fiecare punct de lucru;
  • gestionarea receptionerilor/portarilir si corelarea cu punctele de acces;
  • gestionarea companiilor prezente in cladire (daca este vorba de companii care gazduiesc mai multe alte companii);
  • gestionarea angajatilor si personalului intern pentru incarcarea rapida a datelor – incude optiuni de import si export date;
  • registrul de vizitatori si filtre de sortare pentru receptioner, punct acces, punct lucru, data, persoana/vizitator, etc;
  • personalizarea informatiilor din formularul de preluare date;
  • sistem de jurnalizare activitati;
  • identificare, afisare si export date personale ale subiectilor de date;

Interfata receptionerului permite:

  • autentificarea in sistem;
  • completarea datelor vizitatorilor;
  • stergerea datelor nevalidate de vizitator (oricum, acestea se sterg automat zilnic la autentifica si delogare);
  • imprimarea de bonuri/etichete pentru vizitatori pe role de 60mm;

Interfata vizitatorului permite:

  • introducerea unui cod aferent de identifiare a datelor sale;
  • vizualizarea datelor introduse;
  • introducerea semnaturii olografice (desenarea sa)
  • validarea datelor pentru inscrierea in registrul de vizitatori;
  • validarea independenta a accesului angajatilor pe baza scanarii unui cod QR alocat prealabil;

 

Posibilitate de finantare pentru Digitalizare a Registrului de evidenta a vizitatorilor

Pe fondul crizei economice generate de Covid19, Guvernul Romaniei a inclus in programul de relansare economica componenta de finantare a operatiunilor de DIGITALIZARE si prin urmare organizatiile o vor putea accesa inclusiv pentru achizitionarea Registrului de eviventa a vizitatorilor.

“Programul de relansare economică pe care noi l-am intitulat “Reclădim România” este un program de investiţii şi de susţinere a dezvoltării economice a României. Deja domnul preşedinte a făcut o referire clară la schimbarea modelului de dezvoltare economică a României. Noi urmăm un model care este bazat pe investiţii, bazat pe digitalizare, bazat pe inovare, pe transfer tehnologic, bazat pe creşterea competitivităţii, pe creşterea productivităţii, bazat pe creşterea capacităţii companiilor din România de a face faţă competiţiei la nivel global, bazat pe creşterea semnificativă a exporturilor.” Premierul Romaniei – Victor Orban

Vezi Pagina 32 si Pagina 51 din  Planului Naţional de Investiţii şi Relansare Economică intitulat “Reclădim România”.

 


Aplicație digitalizare pentru Registrul de evidenta a vizitatorilor – angajatilor

conform Legii 333/2003, GDPR si a regulilor de Distanțare socială

 

Siguranța sănătății  

 

Aplicația vine în sprijinul organizației pentru a respecta distanțarea socială și a reducerii contactului dintre oameni, respectând noile prevederi legislative instaurate de la criza provocată de noul virus Covid 19 și pandemia internațională generată de Coronavirus.
Siguranța datelor  

 

 

Aplicația va respecta principiile și prevederile GDPR inclusiv Privacy by Design & Privacy by Default, precum a Legii 190/2018 și a Legii 333/2003.

Datele introduse de vizitator se înregistrează și păstrează în baza de date în format criptat, fiind disponibile doar din panoul de administrare.

Flexibilitate Aplicația va fi instalată pe serverul web al clientului și va fi accesibila de pe dispozitive precum: Mobil, Tableta, PC, Laptop.
Facilități
utilizatori
Aplicația va avea un panou al utilizatorului prin care aceasta își va introduce datele sale de identificare, scopul vizitei, precum si o caseta pentru semnătura.
Facilități
operator
Aplicația va avea un panou al operatorului/recepționerului prin care aceasta va introduce datele sale de identificare, precum și datele vizitatorilor.
Facilități administrator Aplicația va avea un panou de administrare în care se pot defini zone de acces monitorizate, tipul de date solicitate, durata de stocare a datelor, ștergerea datelor manual, realizare backup manual, etc.
Facilități
generale
Aplicația va avea o pagina disponibila pe internet care va publica nota de informare și politica de utilizare a datelor cu caracter personal preluată, introduse de client în panoul de administrare.
Securitatea datelor  

 

Aplicația va păstra datele înregistrate în baza de date a aplicației, acestea putând fi afișate doar în panoul de administrare, deci sunt accesibile unui număr restricționat de persoane. Conexiunea fizică la baza de date se poate realiza doar local și unui utilizator dedicat, pentru a evita expunerea neautorizată a acestora.
Securitate suplimentară Pentru protecția datelor se recomandă ca aplicația să ruleze de pe IP-uri predefinite în panoul de administrare.
Implementare Aplicația se instalează de la distanță pe serverul si ecchipamentele clientului.
Limitări Personalizare opțiunilor sau adăugarea de facilități noi în aplicație se vor realiza contra cost.

Utilizarea este restricționată la o singură organizație.

NU EXISTĂ LIMITĂRI CU PRIVIRE LA NR. DE UTILIZATORI, NR. ÎNREGISTRĂRI, LICENȚE ANUALE, TAXE DE MENTENANȚĂ, ETC.

Echipamente necesare

 

 

PC sau Laptop cu conextiune la internet pentru operatorul de la receptie / paza.

Suport si Tableta sau PC ALL in One pentru validare date de catre vizitator

Server web local sau pe internet (unde aveti deja siteul web) cu urmatoarele:
php 7, mysql, cron, certificat SSL, conexiune internet.

Important: echipamentele nu sunt incluse in pret. Acestea pot fi achiztionate separat sau oferite de compania noastra.

 

Termen de implemetare Aplicație EMS Registru vizitatori în siguranță: între 7 – 10 zile de la confirmarea plății|


Orice informație din această ofertă este considerată confidențială, orice tehnologie prezentată, structura, sistem de funcționare al aplicației, sistem de promovare, metode de marketing, cât și draftul de design nu poate fi copiate, reprodus, modificat, multiplicat, distribuit, înstrăinat, făcut public sau utilizat decât cu acordul scris al autorului, respectiv SC Elmarcont SRL.

Prin prezenta vă punem în vedere faptul că toate drepturile rezervate și protejate de legislația privind aceste drepturi în temeiul Legii nr. 8/1996 și pentru orice încălcare a acestora ne rezervăm dreptul de a solicita daune morale și despăgubiri pentru prejudiciile cauzate.