Descriere
ERP Solutions – Registru vizitatori – Aplicatie pentru digitalizare Registrul de vizitatori este o aplicație dezvoltată pe o platformă web utilizând tehnologii de programare de ultimă generație asigurând Registrul obligatoriu pentru evidență accesului vizitatorilor în spațiile unităților, oferind vizitatorilor o experiență plăcută și prietenoasă, respectând cadrul legislativ în vigoare, respectiv Legea 333/2003, legislația privind protecția datelor personale – GDPR, cât și noile reguli de distanțare socială privind limitarea contactului pentru evitarea răspândirii bolilor infecto-contagioase și de protecție împotriva contaminării cu noul virus Covid 19.
Avand in vedere facilitatile de frontend si backend oferite precum si asigurarea conformitatii a unui flux important din organizatie, acest aplicatie deserveste un segment face parte din ERPul organizational.
EMS Registru vizitatori în siguranță reprezintă o soluție fiabilă și modernă de digitalizare pentru Registrul de evidenta a vizitatorilor clasic, fiind dedicată instituțiilor publice și companiilor pentru gestiunea angajaților și vizitatorilor din unitățile lor.
Pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu, personalul de paza este OBLIGAT să folosească anumite registre, conform Normelor Metodologice din 11 aprilie 2012 de aplicare a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor aprobate prin H.G. nr. 301/2012. Printre acestea se numără inclusiv Registrul de evidenta a accesului persoanelor.
Modelul oficial al registrului respectiv este anexat la actul normativ precizat, iar în acest registru trebuie să fie înscrise date personale precum: prenumele, numele, seria, numărul actului de identitate, semnătura olografică a persoanei. Totodată, este necesar să fie documentată destinația, ora sosirii, ora plecării și eventuale observații.
Prin urmare, vorbim de o prelucrare de date cu caracter personal având baza de prelucrare temeiul legal, aceasta fiind realizată ca urmare a unei obligații legislative.
Dacă organizația consideră necesar, prin intermediul personalului de pază, poate solicita documentarea unor date personale suplimentare care depășesc prevederile legislative, caz în care organizația trebuie să notifice persoana vizată și, în funcție de temeiul de procesare ales pentru procesarea suplimentară, să solicite sau nu consimțământul acesteia.
În acest caz, majoritatea operatorilor optează pentru baza de procesare interes legitim.
Operatorii care înregistrează un cod numeric național, adică serie actului de identitate sau CNP-ului, trebuie să i-a la cunoștință prevederile Art. 4 din Legea nr. 190/2018 care reglementează prelucrarea unui număr de identificare național. Astfel, dacă este posibil, operatorii pot opta pentru măsuri mai puțin invazive, colectând date mai puțin sensibile care, prin cooperarea cu autoritățile, să poată identifica persoana vizată, precum seria și numărul actului de identitate.
Astfel, aplicația EMS Registru vizitatori în siguranță este soluția ideală digitalizată pentru instituții publice, organizații, întreprinderi, unități sanitare, unități de învățământ, fabrici, corporații, asociații, hub-uri, bănci, spitale, clădiri de afaceri, universități, hoteluri, pensiuni și birouri cu mai mulți chiriași, pentru a asigura vizitatorilor o experiență plăcută și totodată să le protejeze datele colectate, respectând prevederile privind limitarea contactului pentru evitarea răspândirii bolilor infecto-contagioase și a virușilor.
ERP Solutions – Registru vizitatori – Aplicatie pentru digitalizare Registrul de vizitatori in siguranta – update
In versiunea actualizata s-a ales utilizarea criptarii datelor in bazele de date in mod implicit si implementarea unor masuri avansate de protectie.
EMS Registru vizitatori in siguranta – User Experience
Experiența plăcută
Eliminați vechile registre de hârtie și oferiți vizitatorilor posibilitatea de a evita contactul și a utiliza o modalitate modernă de evidență, într-un mod rapid și prietenos, lăsând o impresie foarte bună și oferind o primire digitalizată, ireproșabilă.
Preînregistrare
Pentru reducerea timpului de înregistrare în acest registru, aplicația permite pre-înregistrarea angajaților permanenți și atribuirea lor unor departamente (sau companii găzduite), iar identificarea acestora să fie realizată în funcție de nume, cod intern sau număr de legitimație. Există implementate posibilități de import-export și actualizare de date în bloc.
Reducerea contactului
Pentru a reduce contactul, corectitudinea datelor și pentru a economisi timpul înregistrării, persoana de la recepție va completa datele furnizate de vizitator în sistem, iar pe o tabletă amplasată în zona vizitatorului vor fi afișate datele introduse pentru validare. Validarea datelor înscrise se va realiza prin semnarea de către vizitator într-o casetă dedicată și apăsarea unui buton.
Statistici și rapoarte
EMS Registru vizitatori în siguranță permite organizației să urmărească în timp real, dar și retroactiv numărul de vizite din punctele de acces, să obțină o imagine de ansamblu asupra traficului zilnic pentru a îmbunătăți fluxurile interne de securitate, curățenie, etc., să tipărească lista cu personal din clădire pentru situațiile de urgență – disponibilă administratorilor sau supervizorilor aplicației.
Conform cu GDPR
EMS Registru vizitatori în siguranță este în conformitate cu prevederile GDPR, respectând principiile de prelucrare date precum Privacy by design și Privacy by default, oferind o protecție pentru datele înregistrate în platforma, restricționând persoanele care au acces efectiv la aceste date, ștergându-le după perioada de retenție, eliminând riscuri critice, precum accesul sau expunerea neautorizată a acestor date.
ERP Solutions – Registru vizitatori – Aplicatie pentru digitalizare Registrul de vizitatori in siguranta – Interfata Fontend & Backend
Interfața de administrare are următoarele opțiuni:
- gestionarea punctelor de lucru;
- gestionarea punctelor de acces per fiecare punct de lucru;
- gestionarea recepționerilor/portarilor și corelarea lor cu punctele de acces;
- gestionarea companiilor prezente în clădire (daca este vorba de clădiri care găzduiesc alte companii);
- gestionarea angajaților și personalului intern pentru încărcarea rapidă a datelor – include opțiuni de import și export date;
- registrul de vizitatori și filtre de sortare după recepționer, punct de acces, punct de lucru, dată, persoană – vizitator, etc;
- personalizarea informațiilor din formularul de preluare date;
- sistem de jurnalizare activități – log-uri;
- identificarea, afișarea și exportul de date personale ale subiecților înregistrați;
- realizarea de copii de siguranță manuale – backup-uri, etc.
Interfața recepționerului are opțiunile următoare:
- autentificarea în sistem;
- completarea datelor vizitatorilor;
- ștergerea datelor nevalidate de vizitator (acestea se șterg automat zilnic la procesul de autentificare sau deconectare);
- imprimarea de bonuri/etichete pentru vizitatori;
Interfața de supervizor are opțiunile următoare:
- autentificarea în sistem;
- vizualizare si verificare date vizitatorilor;
- exportul listei de vizitatori pentru transmiterea spre autorități în caz de incendiusolicitate de IGSU sau alte necesități;
- vizualizare de ansamblu asupra punctelor de acces;
Interfața vizitatorului permite:
- introducerea unui cod aferent de identificare a datelor sale;
- vizualizarea datelor introduse;
- introducerea semnăturii olografice (desenarea sa);
- validarea datelor pentru înscrierea în registrul de vizitatori;
- validarea independentă al accesului angajaților pe baza scanării unui cod QR alocat în prealabil;
ERP Solutions – Registru vizitatori – Aplicatie pentru digitalizare Registrul fr vizitatori – Posibilitate de finanțare pentru Digitalizare a Registrului
Pe fondul crizei economice generate de Covid19, Guvernul României a inclus în programul de relansare economică componenta de finanțare a operațiunilor de DIGITALIZARE și prin urmare, organizațiile vor putea accesa fonduri inclusiv pentru achiziționarea EMS Vizitatori în siguranță și al echipamentelor necesare.
“Programul de relansare economică pe care noi l-am intitulat “Reclădim România” este un program de investiții și de susținere a dezvoltării economice a României. Deja domnul președinte a făcut o referire clară la schimbarea modelului de dezvoltare economică a României. Noi urmăm un model care este bazat pe investiții, bazat pe digitalizare, bazat pe inovare, pe transfer tehnologic, bazat pe creșterea competitivității, pe creșterea productivității, bazat pe creșterea capacității companiilor din România de a face față competiției la nivel global, bazat pe creșterea semnificativă a exporturilor.” Premierul României – Victor Orban – 2019 – Vezi pagina 32 și pagina 51 din Planului Național de Investiții și Relansare Economică intitulat “Reclădim România”
Cum funcționează ERP Solutions – Registru vizitatori – Aplicatie pentru digitalizare Registrul
- Când o persoană întră în sediul organizației, recepționerul responsabil cu evidența vizitatorilor îi va solicita acestuia să se identifice;
- Vizitatorul va prezenta un act de identitate printr-un panou de protecție (plexi-glass), iar angajatul va prezenta ID-ul intern alocat;
- Recepționerul va introduce datele în aplicație;
- Aplicația va genera un cod numeric care se comunica de către recepționer, vizitatorului;
- Vizitatorul va scana codul QR pe telefonul său mobil
- Vizitatorul introduce CODUL în telefonul său mobil sau pe tableta organizației;
- Vizitatorul semnează olografic și validează datele;
- Aplicația înregistrează vizitatorul în sistem – Check In;
- Dacă există instalată o imprimantă de etichete termice, recepționerul va putea tipări o etichetă/bon pentru vizitator direct din aplicație;
- La plecare recepționerul validează ieșirea vizitatorului – Check Out sau se amplaseaza un echipament dedicat pentru check out individual;
În cazul angajaților permanenți, aceștia sunt înregistrați în sistem pentru identificare lor imediată.
Trebuie luat în calcul prezența și rolul portarului/paznicului/recepționerului deoarece aceasta trebuie să introducă personal datele vizitatorului în aplicație din cel puțin 2 considerente:
1. pentru a evita ca vizitatorul să introducă/furniza date false
2. necunoașterea utilizării aplicației și echipamentului, comoditatea sau dorința de eschivare a vizitatorului (spre exemplu un CEO sau un inspector care vine în control, probabil nu va avea răbdare să își introducă datele, chiar dacă conform legii, acestea trebuie introduse)
În cazul în care în prezent, la punctul de acces nu există un PC/Laptop, va trebui alocat sau achiziționat unul.
Facilitățile ERP Solutions – Registru vizitatori – Aplicatie pentru digitalizare Registrul vizitatori în siguranță
Branding – permite afișarea siglei organizație pe ecranele tabletelor, împreună cu ajustarea culorilor, fonturilor în conformitate cu identitatea dumneavoastră.
Liste de evacuare – Listele de vizitatori și angajați reflectă în timp real numărul și identitatea persoanelor care se află în clădire, liste necesare și solicitate de personalul IGSU și/sau MAI în caz de urgență (incendiu, cutremur, amenințări teroriste, etc.).
Securitate și confidențialitate – Aplicația EMS Registru vizitatori în siguranță este construită în conformitate cu principiile și prevederile impuse de GDPR și Legii 190/2018. Informațiile sunt stocate în mod criptat în baze de date, iar bazele de date se pot accesa doar în baza unui acces protejat, limitat și restricționat, iar traficul datelor se efectuează doar prin conexiuni securizate prin criptare SSL, datele temporare sunt șterse zilnic, iar datele expirate sunt eliminate definitiv la data expirării perioadei de retenție.
Statistici și rapoarte – EMS Registru vizitatori în siguranță va asigura o imagine de ansamblu asupra fluxului și traficul de vizitatori, inclusiv numărul de angajați permanenți, rapoartele fiind generate în funcție de dată, interval orar, punct de acces, punct de lucru, etc.
Pre-înregistrarea și actualizarea angajaților – aplicația permite importul și actualizarea angajaților unul câte unul sau în bloc cu ajutorul opțiunilor prezente în interfața de administrare.
Câmpuri personalizate – aplicația permite adaptarea și personalizarea câmpurilor din formular pentru a acoperi necesitățile organizației.
Hardware – Echipamentele hardware-ul necesare pentru această aplicație nu sunt predefinite sau impuse de noi, astfel pentru partea de server, se poate utiliza serverul pe care organizația are găzduit site-ul web. Suplimentar, putem asigura echipamentele necesare și configurarea adecvata a acestora.
Etichete vizitatori – Sistemul permite instalarea unei imprimante termice pentru imprimarea de bonuri/etichete pentru vizitatori.
ERP Solutions – Registru vizitatori – Aplicatie pentru digitalizare Registru l de vizitatori digitalizat – Flexibilitate și investiții minimale
Cum spuneam, aplicația poate fi implementată online pe serverul actual pe care este găzduit site-ul oficial al organizației cât și într-un mediu local, limitând astfel expunerea datelor. În funcție de soluția abordată, numărul de echipamente necesare implementării este ușor diferit, conform graficelor de mai jos.
În cazul în care optați pentru versiunea Online, pentru conectarea la aplicație a punctelor de acces, este suficient un banal switch de rețea (distribuitor) și echipamentele aferente fiecărui punct de acces, ca în imaginea de mai jos, accesul și funcționalitatea fiind în schimb limitata de disponibilitatea conexiunii la internet.
În cazul în care alegeți versiunea Locală, este necesar existența unui server web, a unui switch de retea (distribuitor) și echipamentelor aferente pentru fiecare punct de acces.
Echipamentele necesare pentru un punct de acces sunt minimale, constând în: acces point (150-500 lei) pentru conectarea echipamentelor la rețea, laptop pentru recepție (1500-2750 lei), imprimantă termica pentru bonuri/etichete (500-700 lei), suport tabletă anti-furt și tableta propriu-zisă pentru semnare și validare (2000-2500 lei).
Interfețele aplicației ERP Solutions – Registru vizitatori – Aplicatie pentru digitalizare Registrul de vizitatori în siguranță
Aplicația EMS Vizitatori în siguranță permite vizitatorilor validarea datelor în două modalități:
- prin introducerea unui cod furnizat de recepționer/portar pe un echipament pus la dispoziția vizitatorilor (o tabletă), ulterior aceștia validând datele furnizate prin semnătura olografică înscrisă pe ecranul echipamentului; sau
- prin scanarea unui cod QR pe terminalul mobil propriu și/sau utilizarea unui cod QR furnizat de recepționer/portar, pentru încărcarea unei pagini, validarea datelor și aplicarea semnăturii vizitatorului.
Comanda si info contact
Mai multe detalii și capturi demonstrative regăsiți pe pagina dedicată din Magazinul GDPR:
Comanda aici Registru Vizitatori Digitalizat
Versiunea demo se poate consulta aici, utilizând datele de utilizator și parola furnizate în particular de colegii noștri:
Vezi DEMO – Registru Vizitatori Digitalizat
Solicita informatii suplimentare prin urmatoarele metode:
- Telefon la 0752 404 328
- SMS la 0752 404 328
- WhatsApp la 0752 404 328
- E-mail la office @ euromarket . ro sau euromarketro @ gmail . com
Notificare legală
Descrierea precum si conținutul prezentei oferte oferite de Euro Market prin Elmarcont srl sunt protejate de drepturi de autor in temeiul Legii nr. 8/1996 și orice copiere, distribuire, reproducere, republicare reprezintă contravenție. Ne rezervam dreptul de a solicita despăgubiri pentru prejudiciile cauzate.
În calitate de autor, anunțăm ca nu permitem reinterpretarea, reproducerea sau copierea parțială sau totală a acestei descrieri precum și a conținutul documentelor, iar în cazul în care vom descoperi astfel de copii ne rezervăm dreptul de a solicita prejudicii materiale și morale.
Pentru evitarea conflictului de interese, prin recepționarea ofertei, beneficiarul și reprezentanții săi își asumă să nu folosească, distribuie sau reproducă materialele, descrierea și conceptele dezvăluite în prezentul material, pe orice suport, cu titlu gratuit sau in schimbul unei remunerații.
Prezentul materiale nu reprezintă o consultație juridică în sensul Legii 51/1995. In situația in care Euro Market prin Elmarcont srl constată existenta unui conflict de interese are dreptul sa declare rezilierea/rezoluțiunea contractului, urmând ca orice utilizare ulterioară a materialului digital sau conceptelor dezvăluite în conținutul său, sau a rezultatelor acestuia să înceteze de la data primirii declarației de reziliere/rezoluțiune unilaterală pe e-mail.
